第2回：要件整理とシステム設計の第一歩
前回は、現場の課題とシステム構想を紹介しました。今回は、その構想を具体的な機能要件と業務フローに落とし込んでいく過程を解説します。
紙やExcelで管理されていた情報を、どうAppSheetに置き換えていくか？
答えは「現場の作業手順や使う人の視点で分解すること」でした。
要件整理の出発点は「現場の行動」
現場の管理者や作業者に以下のようなヒアリングを実施しました
- 「作業の流れはどうなっていますか？」
- 「どこで時間がかかっていると感じますか？」
- 「どんな情報がすぐ見えたら便利ですか？」
その結果、次のような業務フローが明確になりました
基本フロー
- 振出かんばんをもとに、製造すべき製品が確定
- 製品には、あらかじめ決まった 加工工程の流れ（例：切削→溶接→組立）
- 加工工程の流れをパターン化する
- 出荷指示で在庫棚確認し、生産が必要な場合かんばん振り出し
- 振り出しかんばんから、工程ごとの設備と作業担当者をリーダーが割り当て
- 各工程の作業実績を作業者がスマホなどで登録
- 現場モニターには、全体の進捗が工程ごとに表示
- クラウド運用のため事務所や遠隔地でも同じ情報を共有
機能要件をリスト化する
業務フローを明らかにしたあと、それをAppSheetで実装すべき機能として整理しました。
| No. | 機能カテゴリ | 機能内容 | 実装意図 |
|---|---|---|---|
| 1 | 製品管理 | 製品と管理番地・部署を登録 | 工場内の製品単位で進捗を追跡 |
| 2 | 工程進捗登録 | 各工程の完了報告、設備・担当者の記録 QRコードなどを使い、利便性を追求 | 誰が、どの設備で、いつ作業したかを可視化 |
| 3 | 工程マスタ自動生成 | 製品が登録されたら、定義済み工程を自動付与 | 登録の手間を省き、ヒューマンエラーを防止 |
| 4 | モニター表示 | 現場モニターに「製品 × 工程」マトリクスを表示 | 各工程の進捗・担当者を一覧で見える化 |
| 5 | ダッシュボード切替 | 今日の予実、未完了一覧などの表示切替 | 管理者の視点で問題箇所を即把握 |
| 6 | 通知機能 | 完了していない工程を定時にリマインド | 抜け漏れ防止、日報代替としても活用 |
ユーザー別の使用シーンを想定する
「誰が・どこで・何をするか」を想定すると、UI設計や入力項目の設計がブレない
現場のリーダー（スマホ or PCで入力）
- 製品と作業予定日、工程パターンを選び、設備・作業者を選択＋完了日を登録
- 操作は3ステップ以内、ボタン操作中心に
事務所（PC・ダッシュボード閲覧）
- 今日の進捗一覧、未完了リストを閲覧
- 切替で「部署ごと」「工程ごと」に全体を俯瞰
現場モニター（自動更新UI）
- 一定時間ごとに画面が切り替わる（工程単位など）
- 見るだけのUIで操作は不要（操作も可能）
具体的な使用イメージ（例）
| シーン | 操作内容 | 使用機能 |
|---|---|---|
| 朝礼時 | 部署ごとの予定工程を確認 | 「本日予定」＋Dashboard |
| 作業完了時 | 作業者がスマホで完了日時を登録 | 「作業入力フォーム」 |
| 終業時 | 未完了工程を確認し、残タスクを共有 | 「未完了一覧」＋リマインドチャット(メール) |
要件整理のポイントまとめ
- 業務フローをそのままシステムにするのではなく、「データ」と「操作」に分けて考える
- 使う人ごとの視点でシーンを分解し、それぞれに最適なUI/UXを設計
- 入力ミス・漏れを防ぐため、可能な限り自動生成・自動反映を活用
細部のヒアリング
この後、システムを設計するにあたり、気になる細かな仕様をヒアリングして要件を固めます
何をどのように管理する必要がある
テーブル、マスターにどのように反映させ管理する
質問事項
気になることを、ヒアリングし、システムのイメージを具体化していきます
次回予告：データ設計で差がつく！マスター・トランザクションの関係とは？
次回は、今回整理した要件をもとに、具体的なテーブル構成やリレーション設計に入っていきます。マスター／トランザクションの切り分け、AppSheetでの参照関係の作り方を実例を交えて紹介します。